Cómo hacer un calendario comercial para tu tienda online

Si estás aquí es porque quieres empezar a planificar y calendarizar todo lo que va a pasar en tu tienda online para los próximos meses y eso es fantástico. Yo vengo a enseñarte cómo hacer un calendario comercial que te permita tenerlo TODO a la vista y que no haya ninguna sorpresa. 

Qué es un calendario comercial

Un calendario comercial no es un calendario de marketing, no es un calendario ver todos los “eventos previstos” para los próximos meses de cada departamento de tu negocio. ¡Este calendario es mucho más!

El calendario comercial es una herramienta donde se reflejan todas las acciones comerciales que se llevan a cabo semana a semana (o mes a mes). En su estructura se incluyen: campañas de marketing, lanzamientos de nuevos productos o re stockages, promociones, mensajes comerciales e información cuantitativa, como objetivos de ventas, comparaciones con años anteriores, modificaciones que hagamos en la tienda, etc. 

Es importante tener en cuenta que el calendario es flexible y cada negocio debe hacerlo a su medida, tú eres la persona que mejor conoce tu negocio y debes crear uno a tu medida. 

Para qué sirve un calendario comercial

Ahora vamos a lo impotante. Toda la información que incluyes en este calendario tiene un solo objetivo: maximizar ingresos, sacar el máximo partido a todo lo que haces en tu tienda, tengas un gran equipo o trabajes solo/a, en definitiva, CRECER.

El calendario te permite tener en un solo lugar toda la información que necesitas conocer tú y tu equipo  para tener una visión del negocio enfocada en tu cliente. Estés en el punto que estés, ordenando productos, creando campañas de publicidad, trabajando el SEO, lo que sea, este calendario nos permite tener todo centralizado para poder, de un solo vistazo justificar el por qué y el para qué hacemos lo que hacemos.

Con un calendario comercial podrás organizar tu negocio adecuadamente para que todo el equipo, todas las áreas y todas las acciones que se lleven a cabo estén alineadas, algo que puede llegar a ser muy complicado. Por eso, tiene un gran poder de organización.

Si creamos un calendario comercial perfecto responderemos con nuestras acciones a las necesidades de nuestros clientes desde lo que nosotros como negocio podemos aportar. De este modo, tendremos muchas más posibilidades de convertir y de crecer.

Quién es el responsable de la creación de un calendario comercial

En la mayoría de las organizaciones, cada departamento tiene su propio calendario, independiente del calendario de otro departamento.  No se realiza el ejercicio de ponerlos en común, en mi experiencia, incluso en los equipos pequeños pasa  esto

Estos calendarios responden más a las necesidades y objetivos de cada área del negocio y no a las necesidades del cliente. Por ejemplo:

• Marketing:  Piensa en cómo van a ser sus campañas de Black Friday, Navidad, con el objetivo de captar nuevos clientes, nuevas audiencias, conseguir un determinado ROA, etc. 
• Comercial: Está pensando en cuánto deben llegar a vender en ese periodo y qué presupuesto tienen para gastar, etc.
• Diseño: Tests que van a realizar en la web, cambios enfocados en mejorar la usabilidad…
• Producto: Fecha de salida de determinados lanzamientos, reestockages, etc. 

El éxito para cada uno de los departamentos sería algo totalmente distinto. Esta forma de hacer las cosas nos perjudica como negocio, los departamentos están desconectados y  mirando hacia dentro, no piensan en el cliente, que ve, desde su lado, las incoherencias de la marca.

El calendario comercial debe ser uno solo para todas las áreas del negocio, así que todos los departamentos son responsables de crearlo juntos, alineando a todo el equipo, orientado a cliente,  con el objetivo de llegar al mercado.

El calendario se crea con meses de antelación con una definición relativa, luego, a medida que te acercas a las fechas, se va definiendo más nítidamente.

Como hacer un calendario comercial paso a paso

Estructura básica

Columnas: Normalmente serán usará como eje temporal, esto es, semanas, meses…  Esto dependerá de la frecuencia con la que hagamos cambios de experiencia del cliente. 

Filas: Aquí es donde está la miga. Las hay de dos tipos, cualitativas y cuantitativas, de este modo podremos visualizar objetivos comerciales e indicadores interesantes. En estas filas debemos poder llegar a tener el detalle de lo que va a estar pasando en el eje temporal que hayamos marcado. Podemos añadir tantas filas como sean necesarias, pero cuantas más filas haya, más complicado será de gestionar, más costará obtener la información, pero en contraposición, será más fácil la toma de decisiones y más claro será para el equipo.

Mejor empezar con una estructura más básica e ir complicando  a partir de ahí. 

Algunas definiciones de interés para saber cómo hacer un calendario comercial

Cualitativos:

• Momento cliente: Las necesidades que tiene el cliente en ese momento, algo totalmente desvinculado de la marca. Tiene que ver con lo que están viviendo los clientes en ese momento, por ejemplo, el 7 de enero están pensando en cumplir sus propósitos, en reponerse de los excesos, en ahorrar después de los gastos navideños, en las rebajas… Desde este punto, entiendes el mood en el que se encuentran los clientes y puedes acercarte a ellos de la mejor manera. Independientemente del producto que vendas, tus clientes estarán en ese mood. 
• Campañas de marca: Campaña que hay en marcha en ese momento temporal, branding, promocional, etc.
• Lanzamientos de producto: Nuevos productos o productos a potenciar en ese momento. Depende del modelo de negocio puede haber muchos lanzamientos o ser algo excepcional, en este caso puede no tener tanto sentido, pero podemos también remarcar en este punto qué productos destacar.
• Promociones/mensajes comerciales: Acciones comerciales de ese momento temporal. Teniendo en cuenta el momento de nuestro cliente, las campañas y los productos a destacar o lanzar, cuáles son los mensajes comerciales con los que queremos apoyar todo esto. En el ejemplo que hemos puesto antes del 7 de enero, el ahorro, el ponte en forma, recupérate, ponte en marcha para el nuevo año, pueden ser mensajes muy alineados con el momento que viven tus clientes. 

Cuantitativos: 

• Presupuesto de ventas: Muy importante tener en mente qué facturación tenemos prevista para ese periodo y añadir variaciones porcentuales con respecto al año anterior. Si ves que el año anterior tuviste un crecimiento del 25% tendrás que ver qué hiciste e intentar replicar o mejorar ese escenario.
• Impactos: Emails, notificaciones push, comunicaciones previstas para ese periodo. Con el elevado coste de adquisición que tenemos en este momento, tenemos que aprovechar al máximo nuestra base de datos de clientes. Estas comunicaciones son muy importantes.
• Mejoras web/tests AB: Nuevas funcionalidades, tests para realizar. Las tiendas online tienen que estar constantemente evolucionando y mejorando. Estas nuevas funcionalidades deben de calendarizarse y medirse en el tiempo. Algunos ejemplos son la inclusión de algún método de pago nuevo, como el pago aplazado, o algún tipo de test A/B que estemos realizando en páginas de producto para mejorar la conversión.

Te he dejado aquí un ejemplo para dos meses muy importantes de ventas: noviembre y diciembre, espero que con este ejemplo te ayude a hacer el calendario comercial de tu tienda online. 

Variables a tener en cuenta

Como he comentado anteriormente, tienes que adaptar este calendario a tu propio negocio, yo desde aquí te comento algunas variables que puedes agregar.

Cualitativos

• Qué ocurre en el mercado: esta fila iría debajo de la de “Momento cliente” y en ella indicaremos qué van a hacer otras marcas en esos momentos (Mid season sales, rebajas, etc), lo que haga la competencia puede influir en tu toma de decisiones.
• Qué hicimos el año pasado en el mismo periodo de tiempo: Mix entre cualitativo y cuantitativo, revisa los aprendizajes y conclusiones del año anterior para aplicar estos conocimientos este año.
• Acciones en otros canales: si tienes tiendas físicas o tus productos se venden en tiendas multimarca, debes tener en cuenta qué acciones van a llevar a cabo ya que puede influir en tu estrategia de marketing.
• Tendencias de búsqueda: Según el momento del año hay productos que son mucho más buscados que otros, como por ejemplo, bañadores o bikinis en abril. 

Cuantitativos

• Pesos por categorías de producto/familias: Del 100% de la facturación, ¿qué categoría es la más relevante para tu negocio? Es un dato muy importante para planificar, ya que son unos productos con los que sabes que te la juegas. 
• Indicadores relevantes para el negocio que no son ventas: conversión, tráfico, ticket medio… 

Calendario comercial semana a semana

El calendario de ejemplo que tienes más arriba es un calendario general. Ahora tendrás que bajarlo a tierra semana a semana, para poder así saber qué tiene que hacer tu equipo.

Especialmente importante es el peso de venta de las familias de productos o de productos concretos en tu tienda. Si el año pasado, durante el mes de abril el 80% de tu facturación procedía de la venta de pantalones, ten sumo cuidado con esta familia de productos durante este año, ya que de ella dependerá muy probablemente tu éxito este año.

Si quieres descargarte el calendario general y semana a semana en excel introduce tu correo a continuación y te lo mandaré a tu correo.

Conclusión

Volvemos una y otra vez al asunto de la planificación, relevante para todos en la vida y en los negocios. Pensar antes de actuar y si tenemos los datos por delante podremos hablar sobre hechos ya acaecidos, no suposiciones, ni creencias.

Si necesita ayuda o consejo, reserva aquí una cita conmigo y hablamos.