La importancia de planificar un proyecto digital

A las personas nos encanta hacer cosas. ¡A mi me chifla!, arremangarnos y ponernos a resolver y a… ¿avanzar? Es posible que sí, pero, ¿en la dirección correcta? Seguro que te suenan frases como: ha habido un imprevisto, este obstáculo no lo habíamos tenido en cuenta, vamos a tener que correr el riesgo, a estas alturas no podemos echarnos atrás…  ¡Ay!, si lo hubieramos sabido… He aquí la importancia de planificar en negocios digitales.

Un objetivo sin un plan es solo un deseo

Antoine de Saint-Exúpery

Expongo esta frase por que me parece excelente para ilustrar lo que quiero contar en este artículo. Si no planificamos, ese objetivo que teníamos no se conseguirá, se quedará a medias, o se conseguirá a duras penas. ¿Cómo evitar que nuestros objetivos se queden en meros deseos? ¡Vamos allá!

Qué es la planificación de un proyecto digital

La planificación de un proyecto digital es la preparación y articulación de las distintas fases que lo forman y que garantizarán el éxito. 

Por qué planificar un proyecto digital

Sin importar lo ambicioso o modesto que pueda parecerte un objetivo, no importa, aquello que no se planifica difícilmente será logrado. Muchas personas prefieren no invertir tiempo antes de empezar a trabajar, lo consideran tiempo perdido, no productivo, prefieren “planificar sobre la marcha” y eso es un error.

Esa inversión de horas inicial antes de empezar con el trabajo te permitirá prever los imprevistos, anticiparte a los obstáculos y los riesgos marcando los pasos a seguir en caso de encontrarte con alguno de ellos. 

¿Te suenan  los sobrecostes, los proyectos finalizados fuera de plazo o con falta de calidad? Son fruto de la falta de planificación inicial, de esa “planificación sobre la marcha”, de esa creencia de que planificar es una pérdida de tiempo cuando justamente es al contrario: cuanto más se planifica un proyecto en sus inicios, menos se complica a medida que el proyecto avanza, es decir, los dolores de cabeza cuando ya has invertido un montón de tiempo y dinero en un proyecto son mayores cuanto menos dura la planificación inicial (cuando todavía no habías invertido nada de tiempo, ni dinero).

Como puedes ver en esta gráfica, sin planificación, el proyecto se pondrá en marcha rápido y llegaremos lejos, hasta que empiecen los problemas, que nos esperarán más adelante. No llegaremos a cumplir los plazos debido a las dificultades, surgirán montones de temas inesperados que no habíamos podido prever y entrará en escena la improvisación. 

Si, en cambio, dedicamos más horas a la planificación en su fase inicial, el proyecto tendrá un lanzamiento más lento. A medida que el proyecto avance, solo necesitará algunas correcciones, los problemas se resolverán porque ya se contemplaba la posibilidad de que aparecieran y se habrá desarrollado incluso un plan de contingencia. El proyecto llegará en el plazo previsto a cumplir los objetivos con muchas más posibilidades de éxito.

Cómo planificar un proyecto digital

1. Define los objetivos del proyecto: claros y concisos, por supuesto, SMART.
2. Identifica el público al que te diriges.
3. Analiza a la competencia, parecidos y diferencias, identificar oportunidades. 
4. Diseñar la estrategia: el plan en sí mismo, ya hemos reconocido bien el terreno, ahora, teniendo en cuenta los medios con los que contamos, debemos diseñar nuestra estrategia. Dibujamos el camino a seguir,  las estaciones por las que debemos pasar y cuándo.
5. Asignar tareas y plazos: cada uno a lo suyo, las tareas deben asignarse a personas competentes en esas materias. Se asignan plazos realistas para que se cumplan y avancemos en la dirección correcta. Todo esto es fundamental para mantener el cumplimiento de los plazos y presupuesto. 
6. Seguimiento del proyecto: paso a paso, fase a fase. De este modo se podrán detectar posibles desajustes o problemas y solucionarlos cuanto antes.
7. Evaluación de resultados: ¿Hemos conseguido nuestro objetivo? Evaluamos los resultados y vamos al siguiente, ya que en proyectos digitales la rueda sigue rodando siempre.

Herramientas para gestión de proyectos digitales

Existen muchas herramientas para gestionar proyectos digitales que además, tienen versión totalmente gratuita. Yo he trabajado con algunas de ellas y tengo mis preferencias. La verdad es que todas pueden ser buenas o no, eso depende más del gusto de cada uno. 

Ahora bien, de nada servirá ningún tipo de herramienta si no le hemos dado bien al coco. Es simplemente eso, una herramienta que nos facilita el trabajo, pero no piensa por nosotros, ni planifica por nosotros. Nos ayudará con los avisos, con el cronograma, con la evolución del proyecto, será una aliado organizativo, pero no pensará por tí.

Te cuento mis impresiones de las que conozco, insisto, mi opinión en base a mi experiencia:

• Notion: es la que más me gusta de todas por su simplicidad. Es una herramienta minimalista que te ayuda desde el minuto 1 a ser más organizado. Puedes crear espacios de equipo, asignar tareas darles prioridad y plazos, relacionar proyectos y tareas, etc. 
• Click-up: muy válida, pero es mucho más aparatosa. Requiere más atención, estar en más sitios hacer más clics, dedicarle más horas de aprendizaje. Es cierto que también es más visual que Notion y tiene más variabilidad de opciones y funcionalidades. Muy parecida a Asana.
• Asana: Muy parecida a Click-up. Trabajé poco con ella, pasé muy rápido a Click-up que me atrapó desde el primer momento.
• Trello: En mi opinión no es útil a la hora de planificar un proyecto. Sí es muy buena herramienta para otras aplicaciones, pero no para planificar un proyecto.

Conclusión

Ahora que has descubierto el poder de la planificación nunca más vuelvas a planificar sobre la marcha. Detente a pensar antes de actuar y no pienses que se trata de una pérdida de tiempo, sino todo lo contrario. Si necesitas ayuda, no dudes en contactar conmigo. ¡Estaré encantada de charlar contigo!